Crecer con Éxito

(Parte 2)

Orden Corporativo y Procesos de Negocio

Un proceso de negocio es una actividad, o conjunto de actividades, que permite lograr una meta específica en la organización.

La administración de procesos de negocios, es un enfoque sistemático para hacer el flujo de trabajo de una organización más eficaz, más eficiente y capaz de adaptarse a un entorno en constante cambio.

El objetivo del orden corporativo es reducir el error humano, la falta de comunicación y propiciar el enfoque de las personas involucradas en los requisitos de sus funciones.

En grandes corporativos, el sistema administrativo o ERP es la parte de la infraestructura que se ocupa de mantener y optimizar el flujo de los procesos de negocios de un equipo en una organización para que ejecuten sus operaciones básicas de forma rápida y sin errores.

Hoy en día, la administración de procesos se ha alejado de los viejos "silos" funcionales (producción, contabilidad, tesorería, etc.). El negocio, debemos entenderlo ahora como un proceso horizontal que requiere de la intervención de funciones varias, asi como de la información en línea, para conseguir lograr los objetivos del proceso de negocio.

FLUJOS DE TRABAJO Y CONTROLES

Enseguida verás un ejemplo de uno de los procesos más importantes y el cómo puedes lograr un control efectivo en tu operación.

PROCESO DE VENTA

Estos son los pasos en el proceso de venta típico para una empresa distribuidora:

1. Cotización

Hay procesos que nacen con una cotización, este primer paso nos permite dar a conocer las caraterísticas y el valor de nuestros productos. Nos permite obtener y administrar la información de nuestros clientes y nos facilita hacer negocios con nuestra empresa.

Solo debemos definir el cómo cotizar nuestros productos, que estén registrados en nuestro sistema, que haya inventario suficiente, que los precios y descuentos estén asignados para cada producto. Este es un paso muy importante en el control, el cual asegura la consistencia en lo que podemos ofrecer a nuestros clientes.

Adicionalmente nos requiere capturar los datos del cliente que se reutilizarán en todos las pasos siguientes.

Los datos del cliente solo se ingresan una vez por los encargados de venta por lo que se eliminan errores de captura posteriores.

2. Aprobación de cotización y creación de la orden de venta

Esto es fundamental para tener control y equilibrio. Tener dos o más personas que firmen todos los flujos de dinero reducen la tentación y hacen que el fraude o el robo sean menos probables.

Una vez aprobada la cotización por un cliente, se debe convertir automáticamente en una orden de venta para evitar que se puedan introducir errores al recapturar la información. Una vez ingresada la orden de venta se disparan actividades para los siguientes usuarios en el proceso.

3. Aprobación de orden de venta

La aprobación de la orden de venta debe consistir en pasos automáticos y pasos "manuales" de control.

a. Pasos automáticos: Comprobar el estado de cuenta del cliente, verificar límites de crédito en cuentas por cobrar y límites de facturación. Se afectan las cuentas contables asociadas a la venta automáticamente.

b. Pasos Manuales: Aprobar la orden de venta para su procesamiento por el siguiente nivel de aprobación si es requerido, por ejemplo, el gerente de ventas.

4. Facturación y envío

Se debe disparar automáticamente la solicitud de facturación para iniciar el proceso de embarque.

En un sistema administrativo como JetAccess Cloud ERP, es un proceso automático que libera la persona encargada de la facturación, el cual verifica la disponibilidad del inventario requerido para surtir la orden y lanza el proceso de recolección y envío al almacén y se afectan las cuentas contables asociadas a la factura.

5. Lista de recolección y preparación del embarque

La generación de la lista de recolección para el almacén es un paso muy importante en el proceso de ventas. Le indica al encargado las cantidades a recolectar de cada producto y la ubicación en el almacén. Toda la documentación necesaria para el embarque se genera con los datos de la factura y se hacen las transacciones financieras relacionadas con los inventarios.

6. Recepción del pago y su procesamiento

El último, pero no el menos importante de los procesos es la recepción del pago de la factura y su procesamiento.

Este es un proceso muy complejo, porque afecta una gran cantidad de cuentas contables, pero que con la ayuda de un sistema administrativo como JetAccess Cloud ERP es muy fácil de ejecutar.

Simplemente se asocia el pago recibido a una factura y automáticamente se afectan las cuentas de bancos, cuentas por cobrar, ventas, cuentas de IVA, y estado de cuenta del cliente, por listar algunas de las transacciones automáticas que se ejecutan por el sistema.

Todo usando los datos que se ingresaron una vez en el sistema por cada uno de las personas distribuidas a lo largo de la organización, y que no pueden influenciar en los controles financieros implementados para darte la tranquilidad de estar hechos sin errores y al instante.

En un solo proceso de negocio, puedes ver el poder de los flujos de trabajo automáticos que están disponibles en JetAccess Cloud ERP, y no necesitas invertir en la creación de procesos y puntos de control, ya están hechos para ti. Lo único que necesitas es crear tu estructura de gobierno interna para crecer tu empresa con éxito.

En la siguiente edición revisaremos cómo puedes instrumentar tu propia Estructura de Procesos y Gobierno Corporativo.