Problemas comunes de las MiPyMEs

Las MiPyMEs (Micros, Pequeñas y Medianas Empresas), se enfrentan constantemente con problemas diversos, algunos de ellos muy similares, otros muy simples y algunos muy complejos, esto se debe a las circunstancias de cada empresa, pero un punto en común que los llevaría a tener una solución desde la simplicidad radica, principalmente, en tener en claro los recursos con lo que cuenta, conocer sus debilidades, sus fortalezas y oportunidades, y partir de ahí para tomar decisiones, desde el conocmiento de las herramientas que se necesitan hasta los procesos que se tienen que alinear para lograr los objetivos que ayudarán a sostener el negocio.

Algunos problemas comunes son:

1. Control
La falta de control es una de los principales problemas, y no necesariamente de este segmento, pero en este caso particular se vuelve evidente la falta de control cuando se nos ocurre saber cómo vamos, cuánto tenemos (inventario, estado de cuenta, crédito, etc.), cuánto debemos (proveedores, impuestos, salarios, etc.).

Y dependiendo del nivel de crecimiento los controles necesarios cambian, por ejemplo en una empresa donde no tienen un control de inventarios, donde se desconoce cuántos productos se tiene, de qué tipo, cuál es su vigencia, cuál es su valor, etc. Este es un problema común y muy serio, ya que nos imposibilita la planeación de nuestra producción y nuestras compras, pudiéndonos llevándonos a un sobre inventario o escaces.

2. Administración
Normalmente la gestión empresarial resulta afectada ya que esta implicitamente en la operación, las MiPyMEs por lo general son de hombre orquesta, el cual se involucra en las ventas de la misma forma que se involucra en los recursos humanos, en la administración, etc., por lo tanto, tarde o temprano una de las áreas se colapsa afectando a toda la empresa. Pero no todo es un caos, por ello es importante delegar o mantener muy claros los roles y las actividades que estos realizan, sin importar si es una sola persona, ya que esto también te ayudará a darte cuenta si es posible o no tratar de operar de esta manera.

La correcta administración deberá permitir que los procesos fluyan, distribuirá los procesos para que cada persona conozca claramente lo que deben de hacer y cómo lo deberán de hacer. Esto con la finalidad de mantener el orden y control de las acciones para cada colaborador para lograr que los procesos se realicen de forma correcta, tales como realizar una correcta recuperación de la cobranza vencida, entregas a tiempo o lograr un inventario óptimo.

3. Organización Interna
La falta de una Organización Interna, es otro problema que enfrenta la MiPyME. Por lo regular existe una escasa o nula supervisión de estándares de desempeño interno, aunado a la falta de definición en las actividades (procesos), esto debido en gran medida a "la sinergía del día a día", es decir, la operación. La cual no se detiene, pero debemos tener en claro los propósitos u objetivos que queremos lograr en lo partícular y en lo general, como empresa.

4. Conocimiento del Mercado
Este conocimiento va en varios sentidos, uno, el más evidente, se refiere al conocmiento de nuestra competencia, ya que entre mayor sea el conocimiento que tengamos nos será fácil lograr conectar con ellos y lograr posicionar nuestros productos y servicios. Pero va un poco más allá, necesitamos conocer primeramente qué es lo que vendemos, cuál es nuestra propuesta de valor, quién es nuestro cliente, en qué le ayudamos; quién es mi competencia, cuál es su propuesta, sus clientes pueden ser mis clientes, cuáles son mis diferenciadores, etc.

Conocer esta información, entre otras, te ayudará a saber que esperan de ti tus clientes, a realizar ofertas y determinar por qué vendes menos que antes o viceversa, qué es lo que estás haciendo que te está permitiendo vender más en este momento, también te ayudará a explorar nuevos mercados o productos y servicios.

5. Planeación
Por lo regular las MiPyME no cuentan con herramientas que permiten planear correctamente sus compras, su producción, etc. Se requiere de un sistema o algún mecanismo de registro y control que permita medir y controlar la calidad de lo que hacemos y cómo lo hacemos.

Por ejemplo, se presentan constantes diferencias en existencias y normalmente no se tiene la capacidad de surtir pedidos grandes o especiales; se presenta una mala distribución del trabajo, lo que se convierte en un deficiente nivel en productividad y en altos costos de operación.

Tener visibilidad sobre las acciones te puede ayudar a preveer, mediante la planeación, situaciones que pudieran convertirse en problemas críticos para tu negocio.

6. Contabilidad y Finanzas
Comúnmente son escasos los registros contables, hay costos mal determinados y listas de precios que no cubren los costos totales. La falta de estados financieros reales y el no contar con información oportuna para la toma de decisiones son los problemas cotidianos para las MiPyMEs, ya que esto les resta visión y capacidad de reacción ante situaciones que se deben resolver al momento.

7. Innovación Tecnológica
Un problema más es no dirigir esfuerzos a Innovación Tecnológica; esto no significa enrolarse en proyectos de investigación o de adopción de grandes sistemas automatizados, sino que con los procesos internos definidos, podemos evaluar los sistemas actuales y determinar cuáles son las mejores opciones para el momento que se está viviendo y con los planes de crecimiento a corto y largo plazo.

El problema no es que la mayoría no cuente con el conocimiento de la tecnología, sino que no investigues o te acerques a profesionales que te pueden orientar, además de que pudieras, o no, tener la capacidad de adaptación para esa tecnología; y por lo contrario, existe una creciente resitencia al cambio y una falta de firmeza en la dirección que evita lograrlo estos objetivos, provocando que las MiPyMEs no puedan desarrollar todo su potencial.

8. Financiamiento
Pocas instituciones otorgan líneas de crédito a sus clientes y normalmente exigen garantías o prendas hipotecarias que garanticen dicho crédito, y que a su vez ponen en riesgo la operación o la supervivencia de la empresa sujeta de crédito, y las empresas que pueden realizarlo, les cuesta trabajo tener su información lista para su evalución (estado de resultado, balanza, etc.), con lo cual no logran tener acceso al crédito.

Conclusiones:
Si las MiPyME logran definir sus procesos para todas las acciones que realizan, crear procedimientos e implementar un control para dar seguimiento a los resultados, además de realizar una gestión moderada y constante a los resultados, podrán tener información relevante de lo que está ocurriendo y podrán reaccionar y realizar planeación que ayudará a tener, paulatinamente, un crecimiento en tu negocio.

Hacerlo con el menor esfuerzo implica adoptar la tecnología que mejor convenga, aquella que ayude a mantener la visión y sostentenga la operación, además de permitir la reducción de los errores humanos y máximizar la eficiencia de tu negocio.