Viáticos
Para utilizar el control de viáticos es necesario tener claro las figuras que necesitarás utilizar:
- Caja chica (Finanzas :: Definiciones : Caja Chica). En esta opción es posible indicar el nombre de la caja, responsable, beneficiario, tipo de moneda, cuenta contable, fecha en que se abrió y el estatus, estos datos ayudarán a tener mayor detalle del moviento a realizar y hacer un registro correcto.
- Proveedor (Control :: Usuarios : Proveedores). Permite dar de alta a los proveedores que posteriormente necesitaremos para recibir y aplicar las facturas que nos estarán geneando para realizar el correspondiente pago.
Para llevar un control de los viáticos es necesario hacer los siguientes pasos:
1. Crear la Caja Chica en Finanzas :: Definiciones : Caja Chica.
2. Fondear la Caja Chica para que inicialmente tenga saldo suficiente (Compras :: Pagos : Rep. Caja Chica), el orden de esta reposición es opcional, puede ser después de creada la Caja Chica o al final, ya que están cargados los gastos, pero es requerida a fin de mantener iguales los registros de cargos y abonos a dicha Caja Chica.
3. Si se realiza la reposición, se requiere Imprimir un cheque por el monto de la reposición con el fin de mantener el registro contable, esto se realiza en Compras :: Pagos : Imprimir. Una vez impreso en la misma opción hay que confirmarlo para que sea aceptado.
4. Después de realizar la impresión del cheque es necesario corfirmarlo, es decir, asignar el cheque y reconocer el monto en la Caja Chica asignada proveniente del Banco indicado. Esta acción se realiza en Compras :: Pagos : Asignar.
5. Como parte final de este proceso de asignación continúa la aplicación del cheque, donde contablemente se realiza la póliza correspondiente, esto se hace en Compras :: Pagos : Aplicar, desde esta opción es posible imprimir la póliza contable.
6. En este punto ya es posible realizar una consulta del estado de cuenta del la Caja Chica (Finanzas :: Estados Financieros : Edo. Cta. Caja Chica), con el fin de validar los movimientos que hasta el momento hemos realizado.
7. El siguiente paso, para continuar con el registro de gastos en Caja Chica, es crear una solicitud de pago para dar de alta los gastos a aplicar a Caja Chica, esto lo realizamos en: Compras :: Solicitud de Pago : Crear.
8. Una vez creada la solicitud de pago será necesario autorizarla, para ello hay que ir a Compras :: Solicitud de Pago : Autorizar.
9. El siguiente paso es la asignación de cargos a Caja chica (Compras :: Pagos : Transfer.) en esta opción se realizará el registro de cada gasto y se realizará la asignación a la caja chica que le corresponda.
10. Al continuar aparecerán los documentos que están pendientes de pagar para ser seleccionados y confirmar. Estos documentos son los creados en solicitud de pago del proveedor.
11. Al finalizar el registro de pagos es posible consultar nuevamente el Estado de Cuenta de la Caja Chica para observar el comportamientos de los movimientos realizados y conocer el saldo actual en Caja Chica.