Crecer con Éxito
(Parte 4) Métricas y Tableros de Control
Un tablero de control debe ser como voltear al televisor y ver el marcador de un partido de beisbol: de un solo vistazo, sabes cuántas carreras tiene cada equipo, quién está bateando, cuántas entradas se han completado, cuántos outs van en la entrada y cuántos strikes y bolsa tiene el bateador...
Los datos cuantitativos le brindan a todo tu equipo una forma simple, clara y objetiva de medir el rendimiento de un área del negocio. Si los números muestran que no están en curso, el tablero de control puede mostrar una alerta amarilla o roja al equipo para que puedan remediar la situación.
Algunos ejemplos de métricas que tu empresa puede comenzar a utilizar para medir en sus tableros de control:
1. Márgenes Brutos
El margen bruto es el beneficio directo que obtienes por un bien o servicio, es decir, la diferencia entre el precio de venta (sin IVA), de un producto o servicio y su coste de producción.
Fórmula:
[(Ventas totales menos costo de ventas) dividido por ventas totales]
[(Ventas totales - costo de ventas) / ventas totales]
2. Número de nuevas oportunidades de negocio por día, semana o mes
Esta estadística nos permite conocer cuántas oportunidades obtenemos en un determinado periodo, y esto nos puede llevar posteriormente a necesitar gráficas de oportunidades logradas o no logradas en el mísmo periodo dado.
Fórmula:
Número de oportunidades nuevas entre los días del periodo
Número de oportunidades nuevas / días del periodo
3. Costo por prospecto por fuente de tráfico
Una de las principales tareas de un empresario es conseguir nuevos clientes, y calcular el costo de adquisición es clave para hacerlo de forma rentable, ¿cómo se calcula el costo de adquisición?
Fórmula:
[Número total de prospectos por fuente principal dividido por el costo total de generar esos prospectos por fuente principal]
[Número total de prospectos X fuente principal / costo total de generar esos prospectos X fuente principal]
4. Venta promedio
Es un medidor que nos permite conocer cómo las ventas crecen o disminuyen de acuerdo al periodo dado para calcular el promedio, y tiene fuertes implicaciones en la gestión y táctica de la compañía.
Fórmula:
(Ventas brutas totales divididas por el número total de pedidos de clientes)
(Ventas brutas totales / número total de pedidos de clientes)
5. Tiempo promedio para procesar nuevos pedidos
Permite conocer el tiempo que trasncurre una oportunidad para convertirse en venta.
Fórmula:
Fecha de aceptación de la oportunidad menos la fecha en que se creó la oportunidad
Fecha aceptación - Fecha creación
6. Porcentaje de devolución por categoría de producto
Determina cuántas unidades que fueron vendidas durante el período de tiempo determinado fueron devueltas más tarde.
Fórmula:
Número de unidades devueltas entre Número de unidades vendidas
Número de unidades devueltas / Número de unidades vendidas
7. Porcentaje de defectos
Así como las devoluciones, si la información de los defectos resulta relevante se puede obteren una referencia que nos permita monitorear de manera gráfica el comportamiento de cuántas de las devoluciones son por defecto de productos.
Fórmula:
Número de Productos defectuosos entre número de productos devueltos
Número de Productos defectuosos / número de productos devueltos
8. Porcentaje de entregas a tiempo
Esta métrica está muy relacionada con aspectos de calidad, ya que está realacionada con la promesa de venta, con la satisfacción del cliente, con la filosofía de la empresa, etc. Y permite conocer si se realizan las entregas en el tiempo indicado o no.
Fórmula:
Número de Entregas fuera de tiempo en un periodo entre el Número Total de Entregas en un periodo
Número de Entregas fuera de tiempo en un periodo / Número Total de Entregas en un periodo
9. Vueltas de inventario
Aspecto ligado con la calidad, entre las ventajas de tener un inventario de alta rotación se destacan: menor riesgo de quedarse con productos obsoletos, mayor espacio para almacenar los productos que si se venden, mayor facturación y, en casos de accidentes o robos, menor perjuicio.
Fórmula:
Número Total de Productos Vendidos en un periodo entre el Número Promedio de inventario en un periodo
Número Total de Productos Vendidos en un periodo / Número Promedio de inventario en un periodo.
10. Gastos reales contra gastos presupuestados
Las empresas basan sus presupuestos en cifras históricas, procesos similares y valores calculados. Los presupuestos prevén gastos e ingresos durante un período determinado en el futuro. Una vez finalizado el ejercicio presupuestario, la empresa puede determinar los costos reales y los ingresos, a medida que registra las ventas y paga las facturas. Asigna los valores reales a los costes y beneficios que utilizó para el presupuesto, y puede comparar las cifras presupuestadas con las cifras reales.
Fórmula:
Gastos Reales entre Gastos Presupuestados en un periodo
Gastos Reales / Gastos Presupuestados en un periodo