Crecer con Éxito
(Parte 1) Controles Financieros
Cuando se trata del tema de "Control", ningún capítulo tiene más carga emocional que los controles financieros.
Los dueños de negocios temen posibles abusos y errores financieros si no controlan personalmente el dinero en el negocio. Esta es una manera de pensar costosa y de corto alcance.
La verdad es que pareciera que las empresas tienen "vida propia", y les encanta luchar contra el control que quieren ejercer los propietarios y directores, incluso, los hacen sentir muy indefensos, a tal grado que quisieran no experimentar la sensacion de estar en control.
Irónicamente, me siento más en control cuando dejo que las cosas fluyan tanto como sea posible. Se que suena un poco intuitivo o parádojico, pero como tantas veces en la vida, obtenemos más cuando dejamos de forzar las situaciones y empezamos a permitir. Pareciera que esto significa que solo necesitamos soltar y esperar, pero no, en lo absoluto. La sugerencia va en el sentido de que, como responsable de la empresa, deberas crear objetivos claros y puntos de control para asegurarte de que las medidas definidas para lograr los objetivos se cumplan y se pueda dar seguimiento a las mismas.
Sin embargo, hay prácticas que pueden mantener el camino al éxito y al mismo tiempo, propiciar un mayor control de todos los aspectos de tu negocio.
El dominar estas prácticas requiere estar dispuesto a cambiar y crear procesos de negocio sólidos que permitan una ejecución constante sin importar quien lo ejecute. Para ello es importante auxiliarse en la gestion con sistemas que automaticen los procesos corporativo y eviten los abusos financieros, a continuacion te presentemos 10 recomendaciones a considerar para tus Controles Financieros:
1. Tener más de una persona involucrada en cualquier ciclo de dinero.
Esto es fundamental para tener control y equilibrio. Tener dos o más personas que firmen todos los flujos de dinero reducen la tentación y hacen que el fraude o el robo sean menos probables.
Aquí algunos ejemplos:
a). La persona A registra los cheques y el efectivo; la persona B verífica los cálculos y hace el depósito.
b). La persona A deposita el dinero; la persona B concilia los extractos bancarios.
c). La persona A escribe los cheques; la persona B revisa y firma.
2. Revisa minuciosamente a los empleados y contratistas independientes antes de contratarlos.
Haz que realicen una verificacion de antecedentes penales de cada uno y una verificación de crédito. Haz que verifiquen el historial de empleo y validar las referencias, confirmando que sean reales.
3. Reduce el efectivo líquido.
Reduce la cantidad de efectivo que pueda existir en la caja, creando una política donde periodicamente se este retirando el efectivo excedente a la política establecida. Retira el efectivo del sistema lo antes posible y con gran cuidado y atención.
Ejemplos:
a). Reemplazar el efectivo de caja chica con un sistema de reembolso.
b). Si un empleado obtiene efectivo de un cliente, depositalo inmediataente el mismo día con dos personas involucradas en ese ciclo de flujo de dinero. c. Consigue máquinas que acepten tarjetas de crédito en lugar de recibir monedas y billetes.
4. Tener acceso a los saldos adecuados en las cuentas operativas y mantener otros fondos en una cuenta segregada con controles financieros más estrictos.
Esto reduce tu exposición pero también permite dar acceso a cuentas pequenas con controles adecuados para el personal que necesita dinera para operar.
5. Para las decisiones de compra, establece formalmente niveles de autoridad de gasto para tu equipo.
Ejemplo:
a). Si el gasto es inferior a $1,000, no se necesita aprobación, pero para la documentación de respaldo y los recibos deben presentarse con el gerente de área.
b). Si el gasto es más de $1,000 pero menos de $5,000, el gerente de área debe aprobar el gasto por adelantado.
c). Si el gasto es más de $5,000... entonces... se entiende la idea?
6. Establece políticas formales de reembols y devolución que espeficiquen quién está autorizado a reembolsar y quién no.
Explica que tipo de reembolsos tiene la autoridad para hacer.
7. Determina las salvaguardas para las tarjetas de crédito de los clientes y otra información financiera.
Ejemplo:
a). Bloque todos los archivadores.
b). Tritura la basura diariamente.
c). Usa protección con contraseña en las bases de datos de la computadora.
8. Crea un sistema de gasto formalizado.
a). Incluir una lista de los gastos que son y no son reembolsables, asi como un informe de gastos estandarizado qe los miembros del equipo deben usar.
b). Incluye un espacio en ese formulario para que la persona lo firme. declarando que los gastos enviados son verdaderos y precisos.
c). Requerir que los recibos se adjunten para todos los artículos gastados.
9. Conoce tu negocio y los métricos clave para que puedas ver rápidamente lo que es normal y lo que no.
Alienta a tu equipo de administración a comprender lo mismo. Convierte esto en un valor central del negocio para inmediatamente señalar cualquier cosa que parezca extraña.
Haz un seguimiento de todas las banderas rojas inmediatamente.
Ejemplos:
a). Razones contables clave:
i. Revisa tu relacion de costo de bienes vendidos.
ii. Porcentaje de ingresos netos.
iii. Margenes brutos y otras razones financieras relevantes.
Estos deberían mantenerse consistentes. Si varian o se ven anormales, descubre por qué.
b). Gastos clave:
i. Si no reconoces a un proveedor.
ii. Sospechas de un gasto está fuera de línea o ves anomales de ingresos.
iii. Investiga de inmediato.
c). Verificaciones aproximadas clave: Observa formas indirectas de cruzar tus números financieros para corroborar que las cosas están en línea con lo que es normal.
10. Asegurate de tener el tipo correcto de cobertura de seguros y fianzas, si corresponde.
Con JetAccess, todas las transacciones financieras se ejecutan al momento en que se procesan los flujos de trabajo y afectan las cuentas contables automáticamente.
Cada transacción que afecta tus recursos financieros se registra al momento y está disponible en línea para su consulta inmediata, además, como los flujos de trabajo están distribuidos en diferentes niveles de acceso y solo a usuarios designados, mantienes un control estricto sin que los empleados lo "sientan".
En una siguiente edición te mostraremos el Orden Corporativo y La Administración de los Procesos o flujos de trabajo "horizontal" y cómo está asociado al proceso de ventas y se distrubye en las áreas funcionales para una ejecución eficaz y libre de errores, no te lo pierdas.