El proceso de compras es fundamental a la hora de establecer las relaciones clave con nuestros proveedores mediante las cuales podremos crear nuestro producto o prestar nuestro servicio de una forma óptima.

Durante este proceso la negociación en compras y el análisis interno de la demanda vs el inventario son importantes para cumplir de manera óptima con nuestros clientes y con nuestro inventario.

A continuación vamos a conocer las fases del proceso de compra desde JetAccess Cloud ERP.

Operaciones previas a la generación de la Orden de Compra

- Analizar la demanda: Si estás utilizando el MRP (Planeación de las compras), debes ejecutar el pronóstico de ventas para saber los requerimientos actuales y seguir las recomendaciones del sistema para crear las ordenes de compra o detenerlas, si fuera el caso.

Si tu proceso es manual, deberás atender los requerimientos de las personas de ventas o analizando las ordenes de venta pendientes de surtir vs el inventario disponible.

- Conocer tiempos prometidos de entrega en ventas: Esto te ayudará a planear de forma eficiente la compra para cumplir con la entrega a tu cliente. En caso de usar MRP el sistema te ayuda con esta verificación de manera automática.

- Considerar los tiempos de fabricación, de entrega y condiciones con tu proveedor: Es importante considerar todas las variables que intervienen en la compra y entrega de tus productos comprados, tales como tiempos de fabricación, días de seguridad, tiempo en tránsito, etc., ya que esto puede ayudarte a reducir el costo, así como las consideraciones en las condiciones de entrega, sobre todo cuando implican suministros de otros paises. Si cuentas con MRP esto lo tienes cubierto de forma automatizada al momento de actualizar tu pronóstico de ventas.

Proceso

1. Análisis de requerimiento de productos o materia prima

Para ello es necesario analizar la demanda (ordenes de venta) y el inventario actual en nuestro(s) almacén(es), ya que de ello dependerá el crear una orden de venta o no. Otro dato importante a evaluar es el tiempo prometido de entrega del producto, en caso de no tener inventario disponible, esto para evaluar los tiempos de entrega, o de producción, de nuestros proveedores y determinar el momento de realizar la orden de compra.

JetAccess Cloud ERP cuenta con la funcionalidad de MRP (Planeador de Compras), el cual te permite, basado en un pronóstico de venta, prever y lograr mantener un inventario óptimo, ya que el MRP te brinda sugerencias de compra para que cumplas con los tiempos prometidos a tus clientes y/o mantengas un nivel óptimo de inventario, sugiriéndote continuar con la solicitud de compra o realizando la cancelación de las ordenes.

2. Creación de Orden de Compra

Si utilizas el MRP, es posible que estas Ordenes de Compra (OC) se generen de manera automática, haciendo más eficiente tu proceso, en el caso de que no lo utilices deberás ingresar a la opción Compras :: Acciones : Crear, para crear la OC con el(los) producto(s) que se está(n) necesitando.

Al finalizar la captura, el sistema permite hacer el envío automático de la OC a tu proveedor vía correo electrónico, o podrás realizar la impresión y enviarla de manera manual.

3. Autorización de OC

Si en tu proceso de compras existe la necesidad de que una vez que se realiza la OC, se debe revisar y autorizar por otra persona, al finalizar la creación de manera automática aprecerá en el área personal de la persona encargada de autorizarla y estará ahí hasta que sea atendida para que posteriormente pueda ser recibida por la persona encargada del almacén.

4. Recepción de OC

Cuando el proveedor llega con la mercancía, el encargado de las recepciones de almacén deberá solicitar la factura o la lista de embarque y con estos documentos localizar el número de orden de venta, de esta manera el encargado de almacén podrá localizar la OC para poder realizar la recepción.

La recepción de los productos puede ser completa o parcial, es decir, pueden quedar productos pendientes de entrega por parte del proveedor. La OC de compra permanecerá abierta en espera de una siguiente entrega o si ya no se surtiró permite la cancelación del las productos que quedaron pendientes.

5. Procesos automáticos

El sistema al realizar el proceso de recepción realiza las siguientes acciones de forma automática:

- Da ingreso a los productos recibidos al almacén.

- Crea una capa de costo relacionada al lote que acaba de recibir.

- Reconoce la cuenta por pagar y afecta el estado de cuenta del prooveedor.

- Genera la póliza por la compra realizada.

- Genera la parte contable y financiera por lo cual desde este momento ya es posible consultar información referente a los resultados financieros.

6. Ventas

A partir de que se realiza la recepción de la OC ya se tiene inventario disponible y es posible comenzar con el proceso de ventas.

7. Pago de la Cuenta por Pagar (CXP)

Los pagos a proveedores pueden ser programados y enviados a un proceso que permite validar, programar y autorizarlos, así como generar un archivo para realizar pagos masivos o dispersiones de pago mediante el portal de nuestro banco.

Si el pago se realiza de manera manual sólo requiere ir a la opción Compras :: Pagos : Solicitud de Pago y crearlo.

Este proceso de pago una vez finalizado, permite de manera automática, aplicar el pago total o parcial, y afectar el estado de cuenta del proveedor, así como la generación de la póliza y la correspondiente afectación contable y financiera.

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