Tener una empresa es tener mucho que hacer, y por lo regular necesitas ayuda para realizar estas tareas.

Para mantener en orden la empresa las tareas se distribuyen en personas y áreas, para asegurarnos de que las personas realicen las tareas se priorizan y se definen acciones o procesos que permitirán tener claro lo que se necesita hacer para ir concluyéndolas.

Cuando ya tenemos ayuda y sabemos que hacer, ¿qué sigue?:

- Lo que se está realizando, ¿se está realizando de la mejor manera?

- Los producto o servicios ¿son los de mejor calidad?

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- ¿Cuento con las herramientas o conocimientos necesarios?

Puede que haya más preguntas, pero inicialmente estas nos pueden ayudar a comenzar a dar estructura al tipo de negocio y servicio que deseamos brindar.

Pero, ¿qué es un proceso?

Sabemos, de manera genérica, que un proceso nos permite conocer los pasos o secuencia necesaria para realizar una tarea u obtener un resultado: un producto o servicio. Un elemento importante, más allá del cómo, es la calidad, ya que el proceso, no necesariamente garantizará un buen resultado.

Debemos tener principal atención en la calidad, ya que un proceso involucra dos recursos muy valiosos: tiempo y dinero. Cualquier cosa que hagamos requerirá tiempo y dinero, por lo cual es importante poner atención en la forma en que se realizan los procesos, ya que estos, de alguna manera deberán garantizar la mejor calidad y el mejor precio.

Esto conlleva a tener muy claro lo que queremos hacer (Misión), hacía donde queremos llegar (Visión), y cuáles son los objetivos (indicadores), que nos hemos propuesto.

Nuestro proceso o manera en que se deberán hacer las cosas deberá estar por escrito, con todos los elementos involucrados, así como el tiempo necesario en cada paso. Realizar diagramas de flujo para nuestros procesos son una gran ayuda.

Un diagrama de flujo no es otra cosa que la descripción paso a paso de un proceso específico de manera gráfica, utilizando símbolos donde puedan verse los elementos que participan, de tal forma que nos permite tener una representación visual de una tarea y poder ver si contempla todo lo necesario y si puede mejorarse.

Y hablado de mejora, este es otro punto clave que se debe considerar en todo proceso, constantemente debemos estar analizando lo que hacemos para no caer en la terrible ceguera de taller y poder dar variantes a nuestras actividades y a nuestros resultados, con un enfoque de mejora.

El observarnos con diferentes perspectivas (sobre todo de fuera), permite ver oportunidades o puntos de mejora, por ello es recomendable lograr enfoques globales para una mayor visión.

Con estos sencillos puntos ya tienes la base para tener una visibilidad de tus actividades, la forma en que las estas realizando y los resultados que estas obteniendo, así como las pautas para ir mejorando día con día.

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