¿Qué es ser productivo?, cada uno tendrá su propia definición basada en sus acciones y experiencias. Pero en algo que coinciden las personas productivas es en llevar una agenda, y algo tan simple como planear nuestras actividades pudiera parecer de lo más fácil, pero realmente es un arte que requiere disciplina para centrarse en las actividades programadas y respetar los tiempos asignados.

Para poder actuar en base a la planificación de nuestra agenda debemos estar aplicados en las tareas y evitar, o suprimir, las interrupciones y el sentido de urgencia de ciertas tareas que surgen de manera improvista y que esto puede resultar un nuevo reto, o un verdadero caos para nuestra organización.

Es importante mentalizarse ante las circunstancias que están fuera de nuestro control y que afectan nuestra programación, debemos tener la suficiente resiliencia para no morir en el intento de llevarlo todo a la perfección.

Algunos aspectos a considerar:

1. Lo urgente y lo importante

Te ha pasado que estas saturado de correos, llamadas, eventos, reuniones, etc. y al finalizar el día te quedas con la extraña sensación de insatisfacción por no haber hecho ¡nada!.

Bien, esto es más común de lo que te imaginas, ¿qué es lo que ocurre?, que estamos cayendo en el juego de las distracciones, tal vez micro, pero están ahí, se acumulan y terminan con nuestro día.

Y es que no consideramos lo que los demás esperan que hagamos y ahí es donde debemos poner atención, evitar a toda costa que otros sean los que marquen tu agenda, a menos que sean tus clientes o prospectos, o tu superior.

Enfocarse y aplicarse en lo planeado, pudiera no ser fácil, ya que estamos en una interacción constante y las peticiones pueden ser abrumadoras, correo, whatsapp, twitter y esto contribuye significativamente a que tu actividad no siempre pueda ser productiva.

Basta con detenernos a observar si esa comunicación y peticiones generan un valor profesional o simplemente se están volviendo en contra. Dar a conocer nuestra disponibilidad para atender asuntos varios puede resultar una excelente idea, si es necesario puedes dar visibilidad a tu agenda y mantener tu estatus de redes sociales como "ocupado", a fin de tener control en las distracciones.

2. El origen de las distracciones

Ya comentamos un poco sobre las distracciones y como influyen en la productividad, así como los medios que pudieran estar afectando tu productividad, y es que la única forma de poner un alto o mejor dicho de planear nuestras tareas y las posibles distracciones no urgentes lo podrás manejar aplicando rutinas o hábitos de atención, los cuales te permitirán estar conciente de las distracciones y evitarlas en el momento justo.

4. Tiempos muertos

Llevar trabajo a casa no es recomendable, pero hay ocasiones en que es necesario hacerlo y desahogar tareas simples como ver correos, siempre y cuando no se haga un hábito y ahora absorba tu tiempo personal.

Hay momentos en que podemos aprovechar para atender tareas simples, tales como cuando esperas a una persona, un avión, un taxi, etc.

Puedes atender tareas más complejas implementando mecanismos de almacenamiento o un sistema de administración en la nube, de tal forma que puedas ir atendiendo una tarea en partes pero que te permita acceder a ella desde cualquier lugar, como crear un documento o atender revisiones o modificaciones a documentos de otros colaboradores, o realizar autorizaciones, confirmar ordenes de venta o compra, revisar que las entregas se realicen en tiempo, etc. tal y como lo puedes hacer con JetAccess Cloud ERP.

5. Multitarea

El ser multitarea está bien, pero es momento de entender que estar hiperconectado, más allá de la alta productividad nos lleva a la saturación y con un efecto contrario.

Trabajar excediendo tus horas establecidas no significa que eres productivo, la recomendación es fijar prioridades y urgencias, tiempos definidos, objetivos claros y cuidar el no desperdiciar energía, así como cuidar de tu salud.

También puedes darte un tiempo para observar a otros, clientes, compañeros, etc. aquellos que no siempre están en "tiempo real" pero que siempre están en el momento justo, seguramente descubrirás algo que necesitas aprender.

Y recuerda que estar siempre conectado, no significa que estés siempre disponible, por lo contrario, significa que estas constantemente interrumpido, distraído.

Decía Rockefeller, uno de los grandes millonarios de la historia, "Si siempre estás trabajando, no tendrás tiempo de ganar dinero".

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