JetAccess Cloud ERP integra su funcionalidad para el control de Proyectos para Consutrucción, permitiendo cargar a través de plantillas de excel los precios unitarios y el presupuesto para su control financiero y de consumo en el lugar de la construcción. Permite, sin importar el origen de análisis de la información, cargar los datos del presupuesto y de los precios unitarios, asi como los insumos que los componen. Una vez que se carga la información es posible tener visibilidad del avance y de la comparativa del Presupuesto vs Real, conforme avanza el proyecto. Esta solución te ayuda a mantener el control de tu proyecto y alinearlo a tu presupuesto, en materia de consumos.

Paso 1

Necesitaremos dar de alta la referencia del proyecto a nivel financiero, para ello hay que dirigirnos al punto de menú Finanzas :: Definiciones : SCS - Proyectos y dar de alta la referencia del proyecto que necesitarás.

a. Crear almacén

Esto solo si se quiere llevar el control de los materiales por almacén, es decir, tener un almacén general y otro por proyecto. Para dar de alta un almacén nuevo hay que ir a la opción Control :: Catálogos : Almacenes - PT y editarlo, posteriormente crear la localidad del almacén dando clic en el botón "Nuevo".

Al crear la localidad de almacén, te será solicitado el nombre de la localidad, el cual recomendamos que tenga una referencia directa con el proyecto, el estatus para indicar que está activo y la cuenta contable para el registro financiero.

b. Insumos (Materiales, Mano de Obra, Equipo, etc.)

Esta información se captura en el siguiente menú Control :: Materiales : Productos, indicando que son productos comprados. Desde esta opción es muy simple crear uno nuevo y capturanr las características que necesita cada insumo.

Inicialmente es una tarea laboriosa pero conforme vayas dando de alta tu catálogo de insumos y conceptos cada ves será más simple la cargar nuevos proyectos.

c. Conceptos (Precios Unitarios)

Los conceptos serán los productos que conforman el presupuesto y que se encuentran analizados en los precios unitarios, al igual que los insumos se dan de alta en Control :: Materiales : Productos, de igual forma como productos comprados.

Paso 2

Deberás crear el proyecto que servirá para administrar tu presupuesto, para ello deberás ir a la opción Proyectos :: Acciones : Proyectos.

Indica a qué Cliente le corresponde el Proyecto, créalo sino existe y asigna los valores necesarios:

- Proyecto, el cual creaste en el paso 1.

- Cliente, a quien pertenece el presupuesto.

- Referencia, código o referencia del presupuesto, comúnmente es la referencia de tu cotización o referencia de proyecto.

- Nombre, nombre del proyecto o presupuesto.

- Localidad, almacén correspondiente al proyecto, el cual diste de alta en el inciso a.

- Fecha Inicial y Final, periodo en el que se llevará a cabo dicho proyecto.

- Comentarios, comentarios o notas del proyecto.

1. Carga de Presupuesto

Una vez finalizado los pasos 1 y 2 ya puedes realizar la carga de las plantillas del presupuesto. Para obtener las plantillas puede ir a la opción Control :: Catálogos : Cargar Datos y dar clic sobre el archivo PrjUnitPrices.xls de la lista que aparece después del símbolo de la hoja de cálculo. Posteriormente descarga la plantilla de presupuesto ProjectBudget.xls.

2.1. Cargando datos de Precios Unitarios

Una vez que has llenado la plantilla de precios unitarios, vuelve a ir a la opción Control :: Catálogos : Cargar Datos.

- Selecciona la transacción correspondiente a Precios Unitarios.

- Busca el archivo de Precios Unitarios que tiene la información que capturaste.

- Presiona clic sobre el botón "Submit", el cual ejecuta la lectura para realizar la validación de los registros y realizar la carga.

Si no encontró problemas en la carga enviará el mensaje de lectura exitosa, caso contrario enviará el(los) error(es) con la referencia de la línea y del problema; corrígelo y vuelve a intentar hasta que los errores desaparezcan y la lectura sea exitosa.

2.2 Cargando datos del Presupuesto

Una vez que has llenado la plantilla de precios unitarios, vuelve a ir a la opción Control :: Catálogos : Cargar Datos.

- Selecciona la transacción correspondiente a Presupuesto del Proyecto.

- Busca el archivo de Presupuesto del Proyecto que tiene la información que capturaste.

- Presiona clic sobre el botón "Submit", el cual ejecuta la lectura para realizar la validación de los registros y realizar la carga.

Si no encontró problemas en la carga enviará el mensaje de Lectura exitosa, pero si encontró algún error enviará el(los) error(es) con la referencia de la línea y del problema para que sea corregido y volver a realizar la carga y validación, este proceso se debe de realizar hasta que la lectura sea exitosa.

3. Validando la información

Una vez que realizaste la carga del Presupuesto y de los Precios Unitarios podrás validar la información para determinar que todo este correcto para ello puedes consultar las siguientes opciones:

3.1. Consulta de Precios Unitarios

Ingresa a la opción Proyecto :: Acciones : Precios Unitarios, indica la referencia del Cliente, si existe más de un proyecto para este Cliente aparecerán, selecciona el que deseas consultar. esta opción permite Una vez que has llenado la plantilla de precios unitarios, vuelve a ir a la opción.

Al continuar aparecen los Precios Unitarios cargados, los cuales puedes ver su referencia general y para ver el detalle solo da clic sobre el código del concepto y te permitirá pasar a una nueva ventana con el detalle de materiales, mano de obra y maquinaria.

3.2. Iniciar Proyecto

Al iniciar el Proyecto (Proyecto :: Acciones : Iniciar Proyecto), se genera una fotografía del presupuesto actual, para posteriormente tener la posibilidad de comparar el presupuesto vs real.

También nos permite comenzar a realizar consumos de materiales al proyecto.

4. Avances del Proyecto

El avance de Presupuesto o Proyecto se logra con las Ordenes de Surtido (Proyectos :: Acciones : Orden de Surtido), donde se comienza a indicar qué materiales se están envíando al proyecto.

Cuando se crea la orden de surtido para un producto y éste se excede en relación al presupuesto, la partida aparecerá en rojo, indicando que habrá necesidad de autorizar el excedente, este excedente se tendrá que comprar o trasladar al inventario del proyecto.

Nota: Cuando se crean ordenes de surtido solo aparecen materiales o conceptos que estén en el presupuesto, es decir, no es posible asignar un producto para surtir que no se encuentre en el proyecto.

4.1. Consumo

Permite generar un consumo de inventario para el proyecto (Proyectos :: Acciones : Consumo), agrega solo los materiales correspondientes al presupuesto y verifica que haya inventario, al grabar, si no hay inventario suficiente lo indicará para que se realice la correspondiente orden de surtido, autorización, si fuera necesario y la compra del material (Compras :: Acciones : Crear).

4.2. Autorizar Orden de Surtido

Si se generan ordenes de surtido con excedentes, estos excedentes aparecerán para su autorización en la opción Proyecto :: Acciones : Autorizar Orden de Surtido, o en el área personal en la sección Compras : Autorización.

La persona encargada de autorizar selecciona la orden y marca las partidas que esta de acuerdo en autorizar.

Dichas partidas quedan liberadas para realizar el Movimiento de Orden de Surtido.

4.3. Mover Orden de Surtido

Si se generan ordenes de surtido con excedentes, estos excedentes aparecerán para su autorización en la opción Proyecto :: Acciones : Autorizar Orden de Surtido, o en el área personal en la sección Compras : Autorización.

5. Reportes

Permite realizar consulta sobre los movimientos del proyecto en la opción Proyectos :: Reportes : Reportes.

5.1. Explosión de Insumos

Permite mostrar la explosion de insumos de un proyecto específico, solicita la referencia del Cliente y la referencia del Proyecto. Se muestra la explosión agrupada por Materiales, Mano de Obra y Herramienta.

5.2. Real vs Presupuesto

Permite mostrar el reporte comparativo del presupuesto vs los movimientos de consumo o real de un proyecto específico, solicita la referencia del Cliente y la referencia del Proyecto.

Se muestra la cantidad presupuestada, el consumo y el saldo.

"No le tengas miedo al fracaso, pero trata de evitarlo a toda costa".

Sentencia que todo emprendedor tiene presente y lograr el equilibrio es un arte, y algunos puntos que te ayudarán a situarte en qué lado de la línea estás:

1. Humildad y Objetividad.

Nuestras ideas, como todo lo que nace de la mente, son perfectas, sin el más mínimo margen de error, pero una vez puestas a prueba, salen los defectos y los ajustes, y en ocasiones, el olvido, ya que no se pudo comprobar su factibilidad. Cuando tenemos muchos años de experiencia y visualizamos el gran potencial de nuestras ideas, en ocasiones sobrevaloramos la iniciativa y no permitimos que alguien más opine, ya que los expertos somos nosotros, sin embargo, tenemos que ser humildes y objetivos para aceptar que nuestras ideas pueden necesitar cambios, ajustes, estudios o simplemente no funcionan.

Esto no significa que tengamos que irnos al otro extremo y que a la primera motivación abandonemos nuestros proyectos. Lo importante es ser objetivos y aceptar que podemos equivocarnos, pero lo más importante que podemos corregir es el rumbo y volver a empezar de manera correcta.

2. Capacidad de adaptación.

Puede ser que nuestro proyecto si sea una gran idea siempre y sólo requiere algunos ajustes. Como emprendedores tenemos que estar abiertos a entender el contexto de nuestra propuesta y las necesidades del mercado para poder enfocarnos de manera objetiva y práctica, y atender estas necesidades para posteriormente evolucionar.

3. Buen oído, pero con mejor filtro.

Ante una nueva idea, todos tenemos una opinión, todos sabemos cuál es mejor camino para que esa idea funcione y estas llegan sin siquiera pedirlas, por lo que puede resultar incomodo y hasta molesto atenderlas, pero cerrarnos a escucharlas puede ser ingenuo e incluso arrogante, ya que no sabemos dónde o cuándo pueda surgir una opinión valiosa que nos haga ver una debilidad o una oportunidad de mejora.

Pero se debe tener cuidado de que las opiniones no te afecten. Hay que tener disposición de escuchar y a la vez desarrollar un buen filtro para saber con que tenemos que quedarnos.

Al final del día, no hay fórmulas mágicas, lo que tenemos que aprender es que todo debe ser un balance entre escuchar y filtrar, entre adaptarnos y aferrarnos a nuestras fortalezas, entre aceptar nuestros errores y saber cuando estamos en lo correcto.

Esto es algo que aprendemos con la experiencia, sobre la marcha, y pudiera ser cruel, pero es una gran ventaja, porque cualquiera puede fallar, pero sin duda es una de las grandes ventajas del camino del emprendedor, pues aunque cualquiera puede equivocarse y fallar, también todos tienen la oportunidad de tener éxito.