REUNIÓN EFICIENTE
Existen múltiples factores que perjudican el éxito de de las reuniones laborales; principalmente las interrupciones constantes, por lo que para liderar positivamente asegúrate de tener una agenda pre establecida y un orden en la secuencia de los puntos.
Otros puntos que afectan la eficiencia de una reunión son:
- La impuntualidad de los asistentes.
- El abuso de tiempo invertido en el brainstorming.
- Los comentarios poco relacionados con los temas a tratar que te pueden consumir minutos o hasta horas de pláticas sin sentido para la ocasión.
- La distracción generada por los dispositivos digitales personales.
Un estudio realizado por la revista Harvard Business Review reveló que el 67% de los encuentros ejecutivos son considerados improductivos por los participantes y que dichas reuniones ocupan más del 15% del tiempo de su jornada laboral.
Algunos consejos que te ayudarán a tener el control y hacer más productivas tus reuniones son:
1. Comienza puntualmente
Retrasar las reuniones representa una pérdida de tiempo y ocasiona un declive económico en la empresa o negocio aunado a un mal ejemplo. En estos casos los castigos no funcionan, pero puedes explorar incentivar la puntualidad.
2. Establece una estructura
Vale la pena que diseñes un meticuloso y dinámico plan que rija los encuentros corporativos de forma ordenada; depende de tu estilo de trabajo si te funciona tener la computadora con formatos digitales o inclusive proyectados en pantalla o si prefieres apoyarte de métodos tradicionales, no por ello menos efectivos, como el uso de papel, lápices, plumones, gises, pizarrones de diversos tipos o cualquier forma creativa de comunicación sin perder la importancia de lo que significa un proceso.
3. Plantea objetivos claros
Sé conciso; asegúrate de tener los temas a tratar claros, asi como los objetivos y tiempos establecidos; es vergonzoso que los asistentes, muchas veces llegan sin idea de para que fueron convocados y salen igual de confundidos, eso se tiene que evitar a toda costa.
4. Ten reglas para los dispositivos moviles
Designa un espacio seguro en la reunión para que los participantes dejen en silencio sus dispositivos, con ello evitarás distracciones innecesarias.
5. Mide los tiempos de cada junta
Promueve reuniones cortas; demasiado extensas ocasiona que los participantes se cansen y se dispersen. Hay formas creativas de lograrlo, como por ejemplo utilizar un reloj de arena para asignar tiempos definidos a cada persona o una alarma que inclusive puede tener un tono musical agradable para mejorar el mood de la ocasión. Probablemente has escuchado que existen empresas que adoptan la metodología daily standup meeting, la cual consiste en una reunión diaria en donde todos los participantes están de pie y como máximo dura 15 minutos; cada empleado tiene tres interrogantes básicas:
- ¿Qué he hecho desde la última reunión?,
- ¿Qué voy a hacer a partir de este momento? y
- ¿Qué impedimentos tengo para cumplir mis compromisos?
Con esta dinámica garantizas la eficacia de tu reunión, ya que por lo general, el estar de pie hace que las personas se concentren para evitar permanecer mucho en esa postura.
6. Haz que la minuta sea obligada
Es fundamental documentar los acuerdos que se establecieron, de esta forma evitarás malos entendidos. Cada minuta debe tener nombre del responsable, descripción de la acción por realizar, y fecha de entrega. Con esta estrategia lograrás medir la efectividad de cada uno de los encuentros.
La tecnología sigue impactando de manera significativa el mundo de las reuniones así como el proceso de participación de los asistentes; una excelente opción son las juntas virtuales, pese a que son varios los que consideran que no tienen el mismo impacto que las presenciales, pero han logrado tener la aceptación por el nivel de madurez en el uso de la tecnología y en ciudades donde parecen imposible las reuniones personales.
Antes de percibir que una junta perdió rumbo te recomiendo poner en práctica lo anterior para lograr que las ideas que surjan en las reuniones generen acciones de manera exitosa.